Optical illusions in cold chain supply (EN) / Ilusiones Ópticas en la Cadena de Frío (ES)

 Optical illusions in cold chain supply (EN)

Which line is longer?

That's easy, the one on the right

Are you sure?

Yes!!! ... doesn't the line on the right looks longer to you?

Let's measure them....

source: www.eyetricks.com

I ran and brought a ruler,

measured the lines,

and confirmed they have the same length.

(...smiled...)

But remained skeptical and strained my eyes ...

wishing I could do the same to my logic.

This optical illusion was one of my favorite when I was a child. I was fascinated by optical illusions (and I must admit that, to this date, I still enjoy them very much) because my eyes bended my logic. Throughout my years in the biotech/pharma industry, I have found many professional "optical illusions" that create inefficiencies in the cold chain supply. Like in the example above, we must find the ruler and measure the lines to find their true length. If not, the optical illusions will bend our logic and we may select an incorrect solution.

One of these "optical illusions" is found in the airfreight shipping container selection process. Airfreight is the preferred transportation mode in the biotech/pharma industry and indisputably the most expensive. Efforts to manage the logistics costs are applied by the supply chain links which often work in isolation struggling with their own optical illusions.

An example is the RFP (Request for Proposal) process to select the freight forwarder and container supplier. Cost is very important in any RFP and the winner is often the supplier with the lowest price. Although the RFP process is a very useful and powerful tool to drive costs out and reduce risks, it can potentially become a victim of an illusion and fails to unlock greater savings.

A similar scenario is found in the packaging design and validation processes. It is common to look for the most robust containers to ensure the product temperature range is maintained during validation and throughout distribution. Many times, the packaging solution lasts well beyond the distribution needs rendering over-designed containers. With an over-cautious approach,one expects to find high-end technology containers (e.g. Vacuum Insulated Panels or VIP, Phase Change Materials or PCM, etc.) with a high price tag to go along with them.

The scenario is repeated at the warehouse by selecting containers based on the cost, ergonomics or assembly time. Most container suppliers have off-the-shelf and customized solutions so they appeal to the RFP’s, packaging design and validations and warehouse needs.

On the other hand, freight forwarder and carriers do not share any of the previous concerns and are limited to the container weight and dimensions and how the containers affect cargo optimization.  The role of supply chain is to compile these "optical illusions" and collaborate with all links to find the true measure to optimize the distribution process.

Expanding to emerging markets and facing rising fuel prices makes the airfreight expenditure to increase quickly. A quick comparison of the containers' actual cost (how much the container cost to purchase), containers' pack out (cost of labor associated with packing the product into the container) and airfreight expenditure (transportation costs associated with delivering the packed containers to the customers) will show that the biggest expenditure category is: "AIRFREIGHT". In my experience airfreight can range between 50-80% of the total cost of distribution, therefore the container RFP, the robust container technology, the ease of assembly and other internal concerns must be aligned to airfreight optimization efforts to reduce landed cost (total cost of ownership) of logistics.

Dissecting the shipping charges helps us identify what drives the costs. Shipping charges include airfreight and surcharges (fuel, security and handling) and they are calculated by multiplying the rates (airfreight, fuel, security and handling) by the weight. The direct relationship between weight and cost is easily understood so if we shipped more weight we pay more in shipping charges. Efforts to minimize the weight are often included in the packaging optimization projects by shipping more product and less "packaging" (pallet, insulation, refrigerated and frozen gel packs,etc). We are in front of an optical illusion and although reducing the weight (more product less packaging) in the airfreight container selection ("packaging optimization") seems the right  approach, we must find the ruler and measure the lines. The ruler in this case is how carriers invoice airfreight.

Freight carriers compare the container's actual (gross) and dimensional (volumetric) weights and invoice the greater weight (a.k.a. chargeable weight).  People working in transportation are well aware of how shipping charges work but other supply chain links (e.g. engineering, validation, sourcing, container suppliers, etc) don't. Most biotech/pharma products are light weight and have low density containers so this concept is critical to unlocking significant savings.

Let's say a container's actual weight is 240 kg (this includes pallet, insulation, refrigerated and frozen gel packs, temperature monitors, etc) and the product is 60 kg. The cargo's actual total weight (gross weight) is 300 kg. Freight carriers will use the shipper external dimensions to calculate the dimensional weight. Let’s assume the dimensional weight calculation is 500 kg. Therefore shipping charges are calculated based on 500 kg and not on the 300 kg being shipped. The extra 200 kg  become the additional shipping charges. Accounting for all the shipping (i.e. annual number of containers), the savings can be significant  if we unlock the additional shipping charges.

What I propose to you is:

1. If you are in transportation/logistics, measure the "additional" shipping charges coming from the difference between actual and dimensional weights because that money can be collected as savings.
2. If you are in warehousing, collaborate with  transportation, packaging and sourcing. You may own the material budget for the containers and selecting a cheaper or quicker-to-assemble container seems logical but your decision may have a greater impact (when you look the other expenditure category: freight).
3. If you are in packaging, select the container design that matches the actual and dimensional weights or minimize the difference between these two numbers as much as possible.
4. If you are in sourcing, understand that a cheaper container may provide savings in the material expenditure category but may increase the shipping cost category. Work with the packaging expert to rank suppliers based on the impact to the logistics landed cost.
5.  If you are a container supplier, collaborate with your clients, carriers and freight forwarders to create designs that will give the optimum chargeable weight (actual weight = dimensional weight). 
6. If you are carrier or freight forwarder, capture the difference between actual and dimensional weight. Report the shipping charges linked to these packaging inefficiencies and offer to collaborate with your client to find a packaging solution. If you believe there is no advantage to this collaboration because you may be shrinking your invoicing, you may be soon in a RFP process for carriers or freight forwarders. You want a healthy and organic revenue that comes from the collaboration of the supply chain links.
7. If you are in upper management, encourage the collaboration among your supply chain leaders (warehousing, transportation, sourcing, packaging, etc) to find solutions that bring savings, reduce the airfreight carbon footprint, reduce material waste, etc.

I'd love to hear some of your experiences so please feel free to share them here. I leave you with some questions ....

What is the breakdown of your logistics costs (freight, material and labor)?

How big is the gap between actual and dimensional weight for each of your containers?

What is your containers' dimensional factor?

Do you use actual weight or dimensional weight to calculate your shipping surcharges?

Until the next blog....

Carlos

References:

http://en.wikipedia.org/wiki/Dimensional_weight

Ilusiones Ópticas en la Cadena de Frío (ES)

¿Qué línea es más larga?

Fácil, la línea de la derecha

¿Estás seguro?

Sí! ... ¿acaso la línea de la derecha no se ve más larga?

Vamos a medirlas ....

Fuente: www.eyetricks.com

Corrí y traje una regla,

medimos las líneas,

y confirmé que tenían la misma longitud.

(... Sonrio ...)

Sin embargo, yo seguía incrédulo y ajustaba mis ojos ...

deseando que éstos no guíen a mi lógica.

Esta ilusión óptica era una de mis favoritas cuando era un niño. Estaba fascinado con las ilusiones ópticas (y debo admitir que, hasta hoy, todavía me gustan) porque mis ojos guiaban mi lógica.

A lo largo de mis años en las industria de biotecnología y farmacéutica, he encontrado muchas "ilusiones ópticas" laborales que crean ineficiencias en la cadena de frío. Al igual que en el ejemplo anterior, tenemos que encontrar la “regla” y medir las líneas para encontrar su verdadera longitud. Si no, las ilusiones ópticas guiarán nuestra lógica y podríamos estar seleccionando una solución incorrecta.

Una de estas "ilusiones ópticas" se encuentra en el proceso de selección del agente de carga aérea. El transporte aéreo de carga (carga aérea) es el tipo de transporte preferido en la industria de biotecnología y farmacéutica y es indiscutiblemente el más caro. Esfuerzos para reducir los costos de logística son aplicados por cada participante de la cadena de suministro que a menudo trabajan aisladamente luchando contra sus propias ilusiones ópticas. Un ejemplo es el proceso de licitación para seleccionar proveedores de transportes y agentes de carga. El costo es un componente crítico en toda licitación y el ganador suele ser el proveedor con el precio más bajo. Aunque la licitación es una herramienta muy útil y poderosa para reducir los costos y riesgos, esta puede potencialmente convertirse en una ilusión óptica y no maximizará los ahorros esperados.

Un escenario similar se encuentra en el diseño de embalajes y en su procesos de validación. Es común buscar embalajes más robustos para asegurar que el rango de temperatura del producto se mantenga durante los procesos de validación y distribución. Muchas veces, el embalaje seleccionado, provee una duración mayor a las necesidades de distribución. Con este planteamiento excesivamente cauteloso, uno espera encontrar embalajes de alto nivel de tecnología (por ejemplo, paneles de aislamiento térmico al vacío o paneles VIP por sus nombre en inglés Vacuum Insulating Panel, refrigerantes de cambio de fase, etc) y el alto precio asociado a estos.

El escenario se repite en el almacén a través de la selección de los embalajes en función del costo, la ergonomía o el tiempo de ensamblado. La mayoría de los proveedores de embalajes proveen embalajes pre-validados para ser usados inmediatamente o tiene la capacidad de diseñar un embalaje de acuerdo a las necesidades de cada usuario. En ambos casos los proveedores generalmente alinean el diseño de sus embalajes solamente a uno de los requisitos; las licitaciones, requisitos de validación o las necesidades de almacén.

Por otro lado, los agentes de carga y transportistas no comparten ninguna de las preocupaciones anteriores y se limitan a el peso y dimensiones del embalajes y como este afecta la optimización de la carga dentro del avión. El rol de los profesionales de cadena de suministro es compilar estas "ilusiones ópticas" y colaborar con todos los participantes para encontrar un verdadero alineamiento y optimizar el proceso de distribución.

El crecimiento de los mercados emergentes y los altos precios del combustible hacen que el costo del transporte aéreo aumente rápidamente. Una comparación del costo del empaque (Costo para la compra de embalajes), mano de obra (Costo de mano de obra relacionado con las actividades de embalaje en el almacén) y carga aérea (costos de transporte asociados a la distribución al cliente) muestran que el gasto mayor es la carga aérea. En mi experiencia la carga aérea puede oscilar entre el 50-80% del costo total, por lo tanto, la licitación del embalaje, la tecnología avanzada del embalaje, la facilidad de las operaciones de embalaje en el almacén y otros requerimientos internos deben estar alineados a los esfuerzos de optimización de carga aérea y así reducir costo total de logística.

Un análisis del costo de la carga aérea nos ayuda a identificar que afecta a estos costos. Los gastos de envío incluyen transporte aéreo y los recargos (combustible, seguridad y manejo) y se calculan multiplicando las tasas (transporte aéreo, combustible, seguridad y manejo) por el peso. La relación directa y proporcional entre el peso y el costo es fácil de entender por lo que si enviamos más peso, habrá que pagar más gastos de envío. Los esfuerzos para reducir al mínimo el peso a menudo se incluyen en los proyectos de optimización de embalaje mediante el envío de más producto y menos "embalaje" (tarimas, aislamiento térmico, refrigerantes, etc). Estamos frente a una ilusión óptica, y aunque la reducción del peso (más producto y menos embalaje) en la selección de embalajes de carga aérea ("optimización de embalaje") parece ser el enfoque correcto, debemos encontrar la “regla” y medir las líneas. La regla en este caso es la forma en que la carga aérea es facturada.

Los agentes de carga comparan el peso bruto (o gravimétrico) y el dimensional (volumétrico) del empaque y facturan el mayor peso (peso sujeto a cargos). Las personas que trabajan en transporte entienden cómo se calculan los gastos de envío, pero otros participantes de la cadena de suministro (por ejemplo, ingeniería, validación, abastecimiento, proveedores de embalajes, etc) no lo saben. La mayoría de productos de biotecnología / farmacéutica son ligeros y usan embalajes de baja densidad, por lo que este concepto es fundamental para obtener un ahorro significativo.

Usemos el siguiente ejemplo donde el peso bruto (gravimétrico) del embalaje es 240 kg (incluye tarima, aislamiento térmico, refrigerantes, registros de temperatura, etc) y el peso del producto es 60 kg. El peso total (peso bruto) es de 300 kg. Los agentes de carga utilizan las dimensiones exteriores del embalaje para calcular el peso dimensional (volumétrico). Supongamos que el cálculo del peso dimensional es 500 kg. Por lo tanto los gastos de envío se calculan con 500 kg y no con los 300 kg que se envían. Los 200 kg adicionales se convierten en gastos de envío innecesarios. Si se contabiliza todos los gastos de envío (usando número anual de embalajes), el ahorro puede ser significativo si logramos eliminar los gastos de envío adicionales.

Mi propuesta es:

1. Si usted trabaja en el transporte o logística, mida los gastos adicionales de envío procedentes de la diferencia entre el peso bruto y dimensional, ya que el dinero puede ser recolectado como ahorros de logística.
2. Si usted trabaja en el almacenamiento, colabore con sus grupos de transporte, embalajes y abastecimiento. Si maneja el presupuesto para los embalajes y la selección de un embalaje más barato o más rápido para ensamblar parece lógico, considere que su decisión tiene un mayor impacto (Recuerde de revisar el gastos transporte).
3. Si usted trabaja en el embalaje , seleccione un diseño que haga el peso bruto y dimensional sean iguales o que reduzca al mínimo la diferencia entre estos dos números.
4. Si usted trabaja en compras, considere que un embalaje más barato puede proporcionar un ahorro en la categoría de gastos de material, pero puede aumentar la categoría de los gastos de envío. Trabaje con su experto de embalajes para clasificar a sus proveedores basándose en el impacto de la logística.
5. Si usted es un proveedor de embalajes, colabore con sus clientes, transportistas y agentes de carga para crear diseños que le darán el peso óptimo de pago (peso bruto = peso dimensional).
6. Si usted es transportista o agente de carga, registre la diferencia entre el peso real y dimensional. Reporte los gastos de envío asociados a estas ineficiencias de embalaje y ofrezca su colaboración a su cliente para encontrar una solución óptima de embalaje. Si usted cree que no hay ninguna ventaja de esta colaboración, porque sería una reducción a su facturación, es posible que muy pronto participe en un proceso de licitación, sus competidores (otros agentes de carga) propongan esa ventaja y usted al no ofrecerla quede fuera. Una facturación saludable y orgánica proviene de la colaboración de todos los agentes de la cadena de suministro.
7. Si usted está en la alta dirección, fomente la colaboración entre los líderes de la cadena de suministro (almacenaje, transporte, suministro, embalaje, etc) para encontrar soluciones que aporten un ahorro, reducir la huella de carbono de carga aérea, reducir el desperdicio de material, etc

Me gustaría escuchar algunas de sus experiencias así que por favor no dude en compartirlas. Les dejo algunas preguntas ....

¿Cuál es el desglose de sus costos de logística (fletes, material y mano de obra)?

¿Qué tan grande es la brecha entre el peso bruto y dimensional de cada uno de los contenedores?

¿Cuál es el factor que usa en el cálculo de su peso dimensional de sus embalajes?

¿Qué peso utiliza, bruto o dimensional, para calcular sus recargos de envío?

Hasta mi próximo articulo....

Carlos

Referencias:

http://en.wikipedia.org/wiki/Dimensional_weight